Eesistuja (esimees): roll, ülesanded ja koosolekute juhataja

Eesistuja (esimees): selge ülevaade rollist, ülesannetest ja koosolekute juhatamisest — praktilised nõuanded, vastutus ja protseduurid tõhusamate koosolekute tagamiseks.

Eesistuja (tihti ka esimees) on isik, kes juhatab koosolekuid — näiteks ettevõtte juhatuse või muu organi koosolekuid. Äriühingu esimees ei ole tegevjuht, vaid juhib enamasti koosolekuid ning esindab juhatust formaalsetes toimingutes. Eesistuja töö reguleeritakse tavaliselt organisatsiooni põhikirjas või, suuremate või ametlike kogude puhul, parlamentaarse menetluse põhimõtete järgi.

Peamised ülesanded

• Päevakorra koostamine ja kinnitamine: koostab koosoleku päevakorra ettepaneku ja juhib selle arutelu ning kinnitamist.
• Koosoleku juhtimine: avab ja lõpetab koosoleku, reguleerib arutelu järjekorda, annab sõna osalejatele ning jälgib, et arutelu kulgeks korra ja eesmärgipäraselt.
• Otsuste tegemise tagamine: korraldab hääletamise, selgitab hääletamise korda ja kuulutab otsused välja. Mõnel juhul omab eesistuja tasakaaluhäält hääletuse tulemusel.
• Protokolli ja dokumentide haldamine: tagab, et protokoll võetakse õigesti vastu, ning koordineerib otsuste dokumenteerimist ja täitmise järelvalvet.
• Korra ja eetika jälgimine: seab piirangud ebasobivale käitumisele, lahendab konfliktseisundeid ning vajadusel rakendab kokkulepitud sanktsioone.
• Esindus: esindab kogu organit välissuhtluses vastavalt volitustele.

Kuidas eesistuja määratakse ja millised on volitused

Eesistuja valitakse või määratakse vastavalt organisatsiooni reeglitele — see võib toimuda juhatuse liikmete hulgast valides, üldkoosoleku otsusega või muul lepitult kokkulepitud viisil. Põhikiri määrab üldjuhul ametiaja, pädevuse ulatuse ja asjaolud, millal asendab eesistuja asemik.

Volitused võivad olla piiratud ainult koosoleku juhtimisega või ulatuda ka esindusõigusteni ja otsuste algatamise õigusteni. Mõnes avalikus või parlamendilises kontekstis on eesistujal täiendavad protseduurilised õigused ja kohustused, näiteks kohtuseisaku määramine, päevakorra lõplik otsustamine või rangem reeglite järgimise järelevalve.

Hea eesistuja omadused ja oskused

• Neutraalsus: hoidumine isiklikest mõjutustest, et tagada aus ja tasakaalustatud arutelu.
• Organiseerimisvõime: selge päevakorra koostamine, ajaplaneerimine ja dokumentide ettevalmistus.
• Suhtlemisoskus: oskus selgelt sõnastada reegleid, anda sõna ja juhtida arutelu konstruktiivselt.
• Otsusekindlus: vajaduse korral arusaadavate ja õiguspäraste otsuste tegemine, sealhulgas hääletuse läbi viimine.
• Kohanemisvõime: oskus juhtida nii formaalset kui ka vähem formaalset arutelu, lahendada konflikte ja rakendada põhikirjalisi reegleid.

Terminoloogia ja soolisus

Kuigi sõna "esimees" on traditsiooniliselt laialdaselt kasutusel nii meeste kui naiste kohta, eelistavad mõned kasutajad neutraalset või soospetsiifilist vormi — näiteks eesistuja või esinaine. Mõnes organisatsioonis kasutatakse ametinimetusi vastavalt keele- ja kultuuripõhisele eelistusele; neutraalne "eesistuja" on praktiline ja sobiv paljudesse kontekstidesse.

Praktilised nõuanded eesistuja tööks

• Valmista päevakord ja vajalikud dokumendid ette piisava ajavaruga, saada need osalejatele eelnevalt tutvumiseks.
• Alguses kinnita koosoleku eesmärk ja reeglid (kellel õigus sõna võtta, hääletamise kord jm).
• Jälgi aja kasutust — piira korduvaid kõnelejaid ja anna võrdne võimalus kõigile osalejatele.
• Korda otsuseid ja kokkuleppeid enne koosoleku lõpetamist ning veendu, et protokoll kajastab neid täpselt.
• Kui tekib huvide konflikt, nõua selle deklareerimist ja vajadusel takista osalist otsustusprotsessist osavõtmist.

Erinevused organisatsiooniti

Eesistuja roll võib erineda sõltuvalt organisatsioonist: väikeühingu juhatuses on roll tihti praktiline ja piiratud koosoleku juhatamisega, samas kui parlamentaarsetes kogudes on eesistuja ametlikult määratletud protseduuride valvur ja võimu tasakaalustaja. Avalikes organites võivad kehtida ranged reeglid korra, sõnasõjadeta juhtimise ja dokumenteerimise kohta.

Kokkuvõte: eesistuja on koosoleku juhataja, kelle põhifunktsioon on tagada viisakas, korrapärane ja eesmärgipärane arutelu ning otsuste korrektne tegemine ja dokumenteerimine. Selge kord, neutraalsus ja hea ettevalmistus on võtmetähtsusega edukaks eesistumiseks.

Küsimused ja vastused

K: Mis on toolijuht?

K: Milline on esimehe roll korporatsioonis?

K: Kas mõistet "esimees" võib kasutada nii meeste kui ka naiste kohta?

K: Mis reguleerib koosolekute läbiviimist?

K: Kas esimeest nimetatakse kunagi "esimeheks"?

K: Kas esimees võib teha ettevõtte jaoks täidesaatvaid otsuseid?

K: Mis vahe on esimehe ja tegevjuhi vahel?

Otsing