Tehniline kirjutamine: definitsioon, sihtrühm ja parimad juhised

Õpi tehnilise kirjutamise põhialused: definitsioon, sihtrühmad ja praktilised juhised selgeks, et luua arusaadavaid tehnilisi juhendeid ja dokumente.

Tehniline kirjutamine on tehnilistest ja kutsealadest teavitamine. Tehnilise kommunikatsiooni ühing (STC) defineerib tehnilist kirjutamist kui mis tahes kommunikatsioonivormi, mis on kas:

1. suhtlemine tehnilistel või erialastel teemadel — näiteks arvutirakendused, meditsiinilised protseduurid, seadusandlus või keskkonnaalased nõuded; või
2. juhiste andmine selle kohta, kuidas midagi teha, olenemata ülesande tehnilisest iseloomust.

Tehniline kirjutamine ei piirdu ainult tekstiga: see on nii visuaalne kui ka suuline kommunikatsioon. Kirjeldused ja juhendid peaksid olema loogiliselt struktureeritud, selged ja kergesti järgitavad. Üks levinud lähenemine on kirjeldav struktuur (näiteks "Automootori osad"), teine probleemilahenduslik või toimingupõhine struktuur (näiteks "Kuidas vahetada rehve"). Praktilised entsüklopeediad ja käsiraamatud kombineerivad sageli mõlemat lähenemist — nad annavad nii taustainfot kui ka samm-sammult juhiseid. Hea näide on meditsiiniline entsüklopeedia, mis pakub lugejale nii faktipõhist informatsiooni kui ka praktilisi nõuandeid.

Publik on tehnilise kirjutamise keskmes. Sama teema kohta kirjutades erineb stiil oluliselt sõltuvalt sihtrühmast: dokument, mis on mõeldud arstidele ja õdedele, ei ole sama kui juhend patsientidele või lihtsam tekst inimestele, kelle emakeel ei ole inglise keel. Võtke arvesse järgmisi publiku tunnuseid:

• haridus- ja töökogemus;
• lugemis- ja arusaamisoskus;
• keeleoskus ja vajadus lokaliseerimise järele;
• ligipääsetavus (näiteks pimedus või vaegnägija vajadused) ja tehniline varustatus;
• motivatsioon ja kontekst, kus dokumenti kasutatakse (välitingimused, kiirabi, labor jm).

Hea tehnilise teksti stiil ja vormistus aitab info kiiresti ja täpselt omandada. Põhimõtted, mida järgida:

• Lihtne ja selge keel: lühikesed laused, aktiivne kõneviis, üks mõte lauses.
• Ühtne terminoloogia: määra ja kasuta samu termineid kogu dokumendis.
• Loogiline struktuur: pealkirjad, alampealkirjad, punktid ja nummerdatud juhised aitavad navigeerida.
• Visuaalne toe: skeemid, diagrammid, pildid ja ekraanikuvasidemed (koos alternatiivse tekstiga) selgitavad keerulist infot kiiremini kui pikk kirjeldus.
• Tähtsustamine: märgi ülesanded, hoiatused ja ettevaatusabinõud selgelt (nt "Hoiatus:", "Oluline:").
• Kontekst ja eesmärk: selgita lühidalt, kellele dokument on mõeldud ja mis eesmärki see täidab.

Järgnevad parimad praktikad aitavad tekste praktilisemaks ja ohutumaks muuta:

• Tunne oma sihtrühma ja testige dokumente reaallugejatega (kasutuskatse, tagasiside).
• Kasutage mallide ja stiilijuhendite süsteemi, et tagada järjepidevus mitme autori puhul.
• Kirjuta samm-sammult juhised numbritega ning lisa kontroll-loendid, et lugeja saaks edusamme kontrollida.
• Kõrvalda liigne tehniline žargoon või selgita see lihtsas keeles.
• Hoolitse versioonihalduse ja metaandmete (otsingumärksõnad, sihtrühmad, keeleversioonid) eest, et dokument oleks kergesti leitav ja uuendatav.
• Planeeri lokaliseerimine ja tõlkimine juba varakult, rõhutades kordumatute fraaside vältimist.
• Tagage ligipääsetavus: järgige WCAG-i põhimõtteid, lisage alternatiivtekstid, kasutage piisavat kontrasti ja loetavat fondi.

Vahendid ja meetodid: professionaalsed autoritööriistad (näiteks DITA-põhised tööriistad, MadCap Flare, Adobe FrameMaker), lihtsamad sisuhaldussüsteemid, Markdown ja versioonikontroll (Git) aitavad dokumentatsiooni hallata. Ekraanipiltide, videoõpetuste ja interaktiivsete sammude lisamine parandab mõistmist eriti tarkvara- ja mehhatroonikajuhendites.

Eetika ja vastutus: tehniline kirjutaja kannab tihti vastutust info täpsuse ja ohutuse eest, eriti meditsiini-, lennundus- ja toiduohutusalaste juhendite puhul. Kontrolli fakte, viita allikatele ja too välja riskid ning piirangud. Konfidentsiaalse või regulatiivse info puhul järgi asjakohaseid standardeid ja seadusi.

Ajaloost lühidalt: inimesed on alati vajanud juhendeid — enne trükkimist koondati teadmisi käsikirjadesse ja suulistesse traditsioonidesse. Tänapäeval on sisu kättesaadav üle mitme platvormi ja keele, kuid põhieesmärk jääb samaks: aidata inimestel teha ülesandeid õigesti ja turvaliselt.

Kokkuvõtteks: tehniline kirjutamine on praktiline, sihtrühmapõhine ja probleemilahenduslik tegevus. Eduka dokumentatsiooni aluseks on selge sihtrühmamääratlus, loogiline struktuur, lihtne keel, sobivad visuaalid, testimine ning pidev hooldus ja uuendamine.

Küsimused ja vastused

K: Mis on tehniline kirjutamine?

K: Kes on tehnilise kirjutamise sihtrühm?

K: Kuidas peaks tehnilise arutelu tase ja formaalsus vastama sihtrühmale?

K: Kas tehnilistes kirjutistes suheldakse ainult suuliselt?

K: Milliseid kahte lähenemisviisi kasutatakse tehnilises kirjutamises?

K: Kas entsüklopeedia on hea näide tehnilise kirjutamise praktilisest rakendusest?

K: Millal ilmusid esmakordselt juhendid selle kohta, kuidas teha asju?

Otsing