Faks (telekopeerimine): mis see on, kuidas töötab ja kus kasutatakse

Faks (telekopeerimine): kuidas see töötab, kus kasutatakse, turvalisuse eelised ja faksiserverite lahendused ettevõtetele ning ametiasutustele.

Faks (lühend sõnast telefaks) ehk telekopeerimine on meetod skannitud trükitud materjali — nii teksti kui pildi — edastamiseks telefoniliini kaudu teisele faksi- või vastuvõtuseadmele. Saatja seade muudab paberdokumendi elektrooniliseks kujutiseks, transpordib selle telefoni- või võrguliini kaudu ja vastuvõtja trükib või salvestab dokumendi koopia.

Kuidas faks töötab — samm-sammult

Üldine tööprotsess on järgmine:

• Originaaldokument skaneeritakse faksiaparaadi või multifunktsionaalse seadme skanneriga.
• Süsteem kodeerib skannitud lehe mustri bitijadaks ja valmistab seda ülesandmiseks modulat­siooni abil telefoni- või andmesidekanalisse.
• Edastamisel kasutatakse tavaliselt klassikalist telefonivõrku (PSTN) ja standardprotokolli (nt ITU T.30), mis reguleerib ühenduse loomist, andmeedastust ja tõrkeid.
• Vastuvõttev faks konverteerib signaali tagasi pikslipildiks ning prindib paberkoopia või salvestab faili.

Skaneerimise ja edastuse tehnilised detailid võivad sisaldada erinevaid modulatsiooni- ja kodeerimismeetodeid (näiteks V.21, V.29, V.34) ning tõrkeparandust (ECM — Error Correction Mode), mis parandab andmete täielikkust pikemate või vigastatud ühenduste korral. Originaaldokumenti skaneeritakse faksiga (või telefaksiga), mis muudab dokumendi sisu (teksti või pilte) bitikaardiks, seejärel saadetakse bitikaart telefonisüsteemi kaudu. Vastuvõttev faksiaparaat konverteerib kodeeritud kujutise uuesti, trükkides paberkoopia.

Faksitüübid ja modernne alternatiiv

• Traditsioonilised faksiaparaadid: eraldiseisev seade, mis kasutab telefoniliini ja trükib koheselt sissetuleva dokumendi paberkoopia.
• Multifunktsionaalsed seadmed: printerid, mis lisaks faksile pakuvad skannimist ja printimist.
• Faksiserverid ja tarkvara: ettevõtte-lahendused, mis salvestavad sissetulevad faksid elektrooniliselt ja jagavad neid kasutajatele e‑posti või sisemise süsteemi kaudu.
• Internetipõhine faks (e‑fax): faksiedastus läbi interneti, kus dokument salvestatakse ja edastatakse e‑kirja manuse või veebiliidese kaudu.

Ettevõtetel on tavaliselt olemas mingi faksisüsteem, kuid see tehnoloogia on üha enam konkureerinud internetipõhiste meetoditega. Faksiaparaatidel on endiselt mõningaid eeliseid, eriti tundliku materjali edastamisel, mida Interneti teel saadetuna võidakse pealtkuulata. Siiski võib krüpteerimine (salajane koodisüsteem) muuta internetisõnumid turvaliseks.

Kus ja miks fakse tänapäeval kasutatakse

• Õigus- ja lepingudokumendid: mõnes jurisdiktsioonis on paberkaldusega allkirjastatud faksitud koopiad juriidiliselt vastuvõetavamad kui puhtalt elektroonilised allkirjad — "Kuna mõnes riigis ei tunnustata seadusega elektroonilisi allkirju lepingutes, kuid faksitud lepinguid koos allkirjade koopiatega tunnustatakse, on faksiaparaadid äritegevuses jätkuvalt toetatud."
• Tervishoid ja patsiendiandmed: meditsiiniasutused kasutasid tihti faksi konfidentsiaalse dokumentatsiooni kiireks edastamiseks.
• Riigiorganid ja avalik sektor: ametlikud teatamised ja vormid, kus paberiformaat on vajalik.
• Väikeettevõtted ja valdkonnad, kus digimuutused on aeglasemad: paljudes büroodes on traditsioonilised tööprotsessid jäänud faksi toetama.

Eelised ja puudused

• Eelised: lihtne ja otsekohene edastusmeetod, puudub vajadus keerukate sertifikaatide järele; füüsiline paberikoopia saabub sageli kohe; mõnes juriidilises olukorras aktsepteeritav dokumentide edastamise viis.
• Puudused: aeglasem ja kulukam kui e‑post või pilvlahendused; paberikulu ja hooldus; piiratud siirus (telefoni-infrastruktuuri sõltuvus) ning võimalik vähem turvaline kui hästi krüpteeritud internetiedastus.

Turvalisus ja privaatsus

Fakside saatmisel tuleb arvestada, et traditsiooniline analoogfaks ei pruugi olla krüpteeritud ja paberile printimine vastuvõtjapoolsel seadmel võib põhjustada konfidentsiaalsusriske. Paljud modernsed faksiserverid pakuvad salvestamist ja edastamist kaitstud kanalites, samuti võimalusi dokumentide automaatseks krüpteerimiseks. Palju sõltub kasutatavast lahendusest — nagu mainitud, krüpteerimine suudab interneti kaudu edastatavad sõnumid turvalisemaks muuta.

Faksi kulude ja efektiivsuse vähendamine

Paljudes ettevõtetes on eraldiseisvad faksiaparaadid asendatud faksiserveritega, mis võtavad sissetulevaid fakse vastu ja salvestavad neid elektrooniliselt. Serverid edastavad need kasutajatele paberil või turvalise e-kirja teel. Sellised süsteemid vähendavad kulusid, kuna kaotavad tarbetuid väljatrükke ja vähendavad kontorile vajalike sissetulevate telefoniliinide arvu.

Näpunäiteid faksi turvaliseks ja efektiivseks kasutamiseks

• Kasutage võimalusel faksiserverit või e‑faxi, mis salvestab koopia turvaliselt ja saadab teate e‑posti teel.
• Kui edastatakse tundlikke andmeid, eelistage krüpteeritud lahendusi või kokkuleppelisi turvameetmeid.
• Kontrollige enne saatmist vastuvõtja faksinumbrit ja vajadusel lisage saateleht (cover sheet) koos kontaktandmetega.
• Hoidke faksimasinade juures selge privaatsuspoliitika: piirake ligipääsu sissetulnud paberkoopiaile.

Kokkuvõttes on faks jäänud mõnes sektori jaoks usaldusväärseks ja mõnikord jääb juriidilistel või protseduurilistel põhjustel asendamatuks. Samas on interneti‑põhised lahendused, digitaliseerimine ja krüpteerimine vähendanud vajadust traditsiooniliste faksimasinate järele ning pakkunud turvalisemaid ja kuluefektiivsemaid alternatiive.

Küsimused ja vastused

K: Mis on faks ja mida see tähendab?

K: Kuidas edastatakse dokument faksiga?

K: Millised on faksiaparaatide kasutamise eelised?

K: Kuidas saab internetisõnumeid turvaliseks muuta?

K: Miks on faksitehnoloogiale konkurentsi pakkunud internetipõhised meetodid?

K: Kuidas on iseseisvad faksiaparaadid paljudes ettevõtetes välja vahetatud?

K: Mida teeb telekopiamasin?

Otsing