Arhiiv — määratlus, tüübid ja arhiiviteaduse alused

Arhiiv on kirjete ja dokumentide kavandatud ning järjestatud kogum, mis säilitatakse pikaajaliselt ajaloolise, õigusliku, administratiivse või kultuurilise väärtuse tõttu. Seda terminit kasutatakse nii andmekogu kui ka selle hoidla kohta. Arhiiv koosneb dokumentidest, mis on loodud üksikisiku, pere, organisatsiooni või avaliku asutuse tegevuse käigus; üldiselt koosneb arhiiv dokumentidest, mis on valitud püsivaks või pikaajaliseks säilitamiseks. Andmed, mis võivad olla mis tahes andmekandjal, on arhiivides sageli avaldamata või ainukordsed, erinevalt raamatutest ja muudest väljaannetest. Arhiive loovad nii era- kui ka avalik‑sektori üksused — näiteks ettevõtted ja valitsused — ning need erinevad raamatukogudest selle poolest, et arhiivides hoitakse unikaalseid ja konteksti säilitavaid kirjeid. Inimest, kes arhiive korraldab ja haldab, nimetatakse arhivaariks.

Tüübid ja näited

• Riigi- ja kohaliku tasandi arhiivid (riigiarhiivid, notari-, omavalitsuse arhiivid)
• Ettevõtte- ja tööarhiivid (firma dokumendid, personali ja finantskirjed)
• Erakondlikud ja organisatsioonilised arhiivid (ühingute protokollid, kirjavahetus)
• Perekonna- ja isiklikud arhiivid (päevikud, fotod, kirjad)
• Erarahastatud temaatilised ja teadusarhiivid (muuseumide arhiivid, teadusandmed)
• Digitaalarhiivid — sünnist kuni migratsioonini digitaalses vormis loodud ja hallatavad kirjed

Arhiiviteaduse alused

Arhiiviteadus hõlmab põhimõtteid ja meetodeid, mille abil kirjeid kogutakse, valitakse, kirjeldatakse, säilitatakse ja tehakse kättesaadavaks. Mõned keskpunktid:

• Tuvastamine ja omandamine: arhiivid otsustavad, millised kirjed säilitada (valikukriteeriumid, üleandmised, annetused, ostud).
• Provenients ja algsord: säilitatakse kirje päritolu ning võimaluse korral selle algne järjestus ja kontekst, et säilitada tähendus.
• Hindamine (appraisal): dokumentide väärtuse hindamine lühi- ja pikaajalise säilitamise seisukohast.
• Loetelustamine ja kirjeldamine: metaandmete loomine, leidandmete koostamine ja kirjeldusstandardite rakendamine, et kasutajad leiaksid vajalikku teavet.
• Säilitamine ja konservatsioon: füüsilise ja digitaalse materjali pikaajaline kaitse ning restaureerimine vajaduse korral.
• Juurdepääs ja kasutus: publikuteenused, konfidentsiaalsuspiirangud, autoriõigused ja juurdepääsupoliitika.

Arhivaalse töö peamised toimingud

• Kogumine ja vastuvõtt: dokumentide vastuvõtmine, seisundi hindamine ja registreerimine.
• Sortimine ja järjestamine: algsordi säilitamine või loogilise järjestuse loomine vastavalt institutsiooni praktikatele.
• Kirjeldamine: koostatakse isikute, organisatsioonide, teemade ja kogumite tasandi kirjeldused; kasutatakse standardeid (nt ISAD(G), EAD).
• Pakendamine ja hoiustamine: arhiivikarbid, hüdro- ja pH-neutraalsed materjalid, temperatuuri- ja niiskusreguleerimine.
• Digitaliseerimine: skannimine, digifailide kontroll ja metaandmete lisamine säilitamiseks ja ligipääsuks.

Säilitamine — füüsiline ja digitaalne

Arhiivide säilitamine hõlmab nii paber-, foto-, heli- ja filmimaterjali kui ka digitaalsete dokumentide kaitset. Füüsilise materjali puhul on tähtsad kontrollitud keskkonnatingimused (temperatuur, õhuniiskus), valguse vähendamine, sobiv pakend ning konservatsiooni tööd kahjustuste korral.

Digitaalarhiivid nõuavad ülevaatliku säilituse poliitikaid — failiformaatide valik, migratsioon aja jooksul, kontrollsummad (checksum), säilituskõvakettad, pilvevarundus ja hoidlate geograafiline hajutatus. Rahvusvahelised raamistikud nagu OAIS annavad suuniseid digitaalse säilituse korraldamiseks.

Juurdepääs, privaatsus ja õiguslikud küsimused

Arhiivide juurdepääsu reguleerivad seadused ja poliitikad: isikuandmete kaitse, eraelu puutumatuse kaitse, saladusklassifitseerimine ja autoriõigused võivad piirata materjali avalikustamist. Arhiivaarid peavad tasakaalustama teadusliku kättesaadavuse ja õiguslike ning eetiliste kohustuste vahel. Juurdepääsu tagamiseks koostatakse leidandid, kataloogid ja digitaalsed liidesed ning pakutakse viitenõu ja koopiateenust.

Arhiiv vs raamatukogu

Kuigi arhiivide ja raamatukogude ülesanded kattuvad (mõlemad säilitavad ja vahendavad teadmisi), on olulised erinevused:

• Unikaalsus: arhiivid hoiavad unikaalseid kirjeid ja allikaid; raamatukogud koguvad teisaldatavaid ja korratavaid väljaandeid.
• Kontext: arhiivides püütakse säilitada dokumentide seosed ja päritolu (proveniens), raamatukogud korrastavad materjali teabepõhisemalt.
• Kasutus: arhiive kasutavad sageli uurijad, ajaloolased ja õigusasutused, raamatukogud on laiemalt avalikuks lugemiseks ja õppimiseks mõeldud.

Arhivaar ja tema ülesanded

Arhivaar vastutab kirje halduse eest kogu elutsükli vältel: kogumise, hindamise, kaitse, kirjeldamise ja juurdepääsu võimaldamise eest. Arhivaarid annavad nõu säilitustingimuste kohta, teostavad konserveerimistöid, arendavad digitaalarhiive ning juhendavad kasutajaid ja teadlasi arhiivimaterjali kasutamisel.

Standardid ja parimad praktikaid

Rahvusvahelised ja riiklikud standardid (nt ISAD(G) — arhivaarse kirjeldamise üldjuhised, EAD — arhivaalne andmevahetusvorming, OAIS — digitaalse säilituse mudel) aitavad tagada ühtsuse ja pikaajalise säilituse. Samuti reguleerivad arhiivide tööd riiklikud arhiiviseadused ning andmekaitse- ja autoriõiguse sätted.

Kuidas kasutada arhiivi

• Enne visiiti kontrolli arhiivi lahtiolekuaegu ja leidandite kättesaadavust.
• Otsi leidandist või digitaalsest kataloogist asjakohaseid kirjeid; vajadusel pöördu arhiivaaride poole abi saamiseks.
• Arvestage reeglitega — mõnes arhiivis tuleb materjalid läbi vaadata järelevalve all, fotode tegemiseks võib olla piiranguid.
• Küsi koopiat või taotle ligipääsu digitaalsetele koopiatele, kui see on lubatud.

Arhiivid on ühiskonna mälu — need dokumenteerivad otsuseid, tegevusi ja inimeste elu ning võimaldavad tulevastel põlvedel mõista mineviku sündmusi ja konteksti. Arhiiviteadus ja kaasaegne tehnoloogia aitavad neid materjale säilitada ning muuta need kättesaadavaks nii teadlastele kui ka laiemale avalikkusele.

Küsimused ja vastused

K: Mis on arhiiv?

K: Mis vahe on arhiivil ja raamatukogul?

K: Mis on arhivaari ülesanne?

K: Millised on arhiivide allikad?

K: Milline on õige terminoloogia dokumentide kogumise kohta?

K: Mis on arhiivindus?

K: Kas arhiivides olevad kirjed on alati avaldatud?

Otsing