Arhivaar – kes ta on ja mida teeb? Ülesanded ja arhiiviteadus
Arhivaar on spetsialist, kes kogub, korrastab, säilitab ja kontrollib teavet, millel on pikaajaline väärtus, ning tagab juurdepääsu sellele. Arhivaari poolt säilitatav teave võib olla mis tahes kujul (fotod, video- või helisalvestised, kirjad, dokumendid, elektroonilised dokumendid jne).
Nagu Richard Pearce-Moses kirjutas: "Arhivaarid säilitavad dokumente, millel on püsiv väärtus kui usaldusväärsed mälestused minevikust, ning nad aitavad inimestel leida ja mõista neis dokumentides vajalikku teavet."
Alati ei ole lihtne kindlaks teha, millised kirjed on püsiva väärtusega. Samuti peavad arhivaarid valima piisavalt väärtuslikud kirjed, et õigustada säilitamise ja säilitamise kulusid, millele lisanduvad töömahukad korrastamise, kirjeldamise ja viitamisteenuse kulud. Arhiivitegevuse aluseks olevat teooriat ja teaduslikku tööd nimetatakse arhiiviteaduseks.
Arhivaari peamised ülesanded
- Kogumine ja valik (appraisal) – otsustamine, millised dokumendid või andmed on püsivalt säilitamist väärt ja millised võib arhiveerimata jätta vastavalt väärtusele, õiguslikele nõuetele ja institutsiooni poliitikale.
- Vastuvõtt ja registreerimine – arhiivimaterjali vastuvõtmine, loendamine ja metaandmete (nt autor, kuupäev, päritolu) fikseerimine.
- Korrastamine ja järjestamine – materjalide organiseerimine loogilistes kogumites, säilitades sageli päritolu (proveniendi) ja algse järjestuse põhimõtteid.
- Kirjeldamine ja kataloogimine – kirje- ja kogumitasemel autentsete kirjelduste loomine, et kasutajad saaksid materjali leida; kasutatakse standardeid ja metaandmeid.
- Säilitamine ja konserveerimine – füüsilise (paber, fotod, heliplaadid) ja digitaalse materjali pikaajaline hoidmine, sealhulgas tingimuste kontroll, restaureerimine ja digitaalkoopia loomine.
- Kasutajateenindus ja teavitustöö – uuringuabi, arhiivieksponaatide näitamine, online-teenused ja juhendamine uurijatele, meediale ning avalikkusele.
- Õiguslik ja eetiline vastutus – andmekaitse, autoriõigused, ligipääsupiirangud ja konfidentsiaalsuse küsimuste haldamine.
Tööprotsessid autentsuse ja kasutatavuse tagamiseks
Arhivaarid järgivad põhimõtteid nagu proveniens (päritolu) ja originaalne järjekord, mis aitavad säilitada dokumentide konteksti. Kirjeldamiseks kasutatakse rahvusvahelisi või riiklikke standardeid (nt ISAD(G) või EAD) ning luuakse otsinguvõimalused nii füüsilisele kui ka digitaalsele materjalile.
Digitaalarhiivide ülesanded
Digitaalajastu on toonud arhiivide tööellu uusi ülesandeid:
- failiformaatide hindamine ja säilitamine (migreerimine, emuleerimine)
- andmete terviklikkuse kontroll (nt kontrollsummad, fixity checks)
- OAIS-mudeli ja digitaalse pikaajalise säilitamise strateegiate rakendamine
- elektrooniliste dokumentide haldamine (e-päevikud, e-kirjad, andmebaasid) ning metadata ja otsingute täiustamine
Kasutajate ligipääs ja teenused
Arhivaarid tagavad, et kasutajad (teadlased, ajakirjanikud, kodanikud) leiaksid vajaliku teabe. See hõlmab reference-teenuseid, digitaalarhiivide otsinguliideseid, reproduktsiooniteenuseid ning nõustamist uurimis- ja autoriõiguse küsimustes. Samuti peavad nad otsustama ligipääsupiirangute ja säilitustähtajaliste avaldamispiirangute üle.
Eetika, õigus ja riskide juhtimine
Arhivaarid järgivad eetilisi juhiseid, mis reguleerivad isikuandmete kaitset, huviorganisatsioonide õiguste austamist ja ajaloolise materjali vastutustundlikku kasutamist. Neile kuulub ka riskide hindamine (loodusõnnetused, tehnoriskid) ning hädaolukorraks valmistumine ja taastamiskavad.
Koostöö ja spetsialiseerumine
Arhivaarid töötavad tihedalt koos konserveerijate, IT-spetsialistide, kuratooriumi, raamatukogu- ja muuseumitöötajatega. Paljud arhivaarirollid on spetsialiseerunud: mõned keskenduvad digitaalsusele, teised genealoogiale, fotograafiale, kogumisstrateegiale või rahvusarhiivide haldusele.
Haridus ja oskused
Arhivaari ametiks sobivad sageli õpingud arhiiviteaduses, informaatikas, ajaloos või raamatukogunduses. Olulised oskused on:
- metoodiline mõtlemine ja dokumentide analüüs
- kirjeldus- ja metaandmeoskused
- suhtlemine ja kasutajatoe pakkumine
- teadmised digitaalsest säilitamisest ja IT-põhimõtetest
- eetiline ja õiguslik teadlikkus (andmekaitse, autoriõigus)
Töökohtade tüübid ja karjäärivõimalused
Arhivaare töötab riiklikes arhiivis (nt Rahvusarhiiv), muuseumides, ülikoolides, kirikutes, ettevõtetes, vabaühendustes ja kohalikes omavalitsustes. Karjäär võib kulgeda konservaatorist kuni arhiivipoliitikate kujundaja või digitaalarhiivi juhini.
Väljakutsed tulevikus
Tulevikus seisavad arhivaarid silmitsi kiirelt muutuva tehnoloogiaga, suurenevate andmemahtudega, muutuvate kasutusharjumustega ja rangemate õiguslike nõuetega. Oluline on pidev täiendõpe, paindlikkus ja koostöö teiste valdkondade spetsialistidega, et tagada ajaloolise ja kultuurilise pärandi säilimine järgmistele põlvedele.
Arhivaar vaatleb töötlemata materjalikogu. Ülevaatust tehakse tavaliselt selleks, et määrata kindlaks materjalide säilitamise ja/või konserveerimise prioriteedid, enne kui arhivaar alustab korrastamist ja kirjeldamist.
Seotud leheküljed
- Arhiiv
- Raamatukoguhoidja
- Käsikiri
- Säilitamine
Küsimused ja vastused
K: Mis on arhivaar?
V: Arhivaar on spetsialist, kes kogub, korrastab, säilitab, hoiab kontrolli all ja tagab juurdepääsu teabele, millel on pikaajaline väärtus.
K: Millist teavet saab arhivaar säilitada?
V: Arhivaar võib säilitada mis tahes liiki meediat (fotod, video- või helisalvestised, kirjad, dokumendid, elektroonilised dokumendid jne).
K: Milline on arhivaari roll?
V: Arhivaari ülesanne on säilitada dokumente, millel on püsiv väärtus kui usaldusväärsed mälestused minevikust, ning aidata inimestel leida ja mõista neis leiduvat teavet.
K: Milline on arhivaari poolt toimuv dokumentide valikuprotsess?
V: Arhivaarid peavad valima piisavalt väärtuslikke kirjeid, et õigustada säilitamise ja säilitamise kulusid, millele lisanduvad töömahukad korrastamise, kirjeldamise ja viitamisteenuse kulud.
K: Miks ei ole alati lihtne kindlaks teha, millised kirjed on püsiva väärtusega?
V: Alati ei ole lihtne kindlaks teha, millised kirjed on püsiva väärtusega, sest kirjete väärtuse kindlaksmääramine nõuab nende konteksti, sisu ja tähtsuse analüüsi.
K: Kuidas nimetatakse arhiivitegevuse aluseks olevat teaduslikku tööd?
V: Arhiivitegevuse aluseks olevat teooriat ja teaduslikku tööd nimetatakse arhiiviteaduseks.
K: Millised on mõned kulud, mis on seotud arhivaari poolt säilitatavale teabele juurdepääsu võimaldamisega?
V: Mõned kulud, mis on seotud arhivaari poolt säilitatavale teabele juurdepääsu võimaldamisega, on ladustamise ja säilitamise kulud, samuti töömahukad korrastamise, kirjeldamise ja viitamisteenuse kulud.
