Arhivaar on spetsialist, kes kogub, korrastab, säilitab ja kontrollib teavet, millel on pikaajaline väärtus, ning tagab juurdepääsu sellele. Arhivaari poolt säilitatav teave võib olla mis tahes kujul (fotod, video- või helisalvestised, kirjad, dokumendid, elektroonilised dokumendid jne).

Nagu Richard Pearce-Moses kirjutas: "Arhivaarid säilitavad dokumente, millel on püsiv väärtus kui usaldusväärsed mälestused minevikust, ning nad aitavad inimestel leida ja mõista neis dokumentides vajalikku teavet."

Alati ei ole lihtne kindlaks teha, millised kirjed on püsiva väärtusega. Samuti peavad arhivaarid valima piisavalt väärtuslikud kirjed, et õigustada säilitamise ja säilitamise kulusid, millele lisanduvad töömahukad korrastamise, kirjeldamise ja viitamisteenuse kulud. Arhiivitegevuse aluseks olevat teooriat ja teaduslikku tööd nimetatakse arhiiviteaduseks.

Arhivaari peamised ülesanded

  • Kogumine ja valik (appraisal) – otsustamine, millised dokumendid või andmed on püsivalt säilitamist väärt ja millised võib arhiveerimata jätta vastavalt väärtusele, õiguslikele nõuetele ja institutsiooni poliitikale.
  • Vastuvõtt ja registreerimine – arhiivimaterjali vastuvõtmine, loendamine ja metaandmete (nt autor, kuupäev, päritolu) fikseerimine.
  • Korrastamine ja järjestamine – materjalide organiseerimine loogilistes kogumites, säilitades sageli päritolu (proveniendi) ja algse järjestuse põhimõtteid.
  • Kirjeldamine ja kataloogimine – kirje- ja kogumitasemel autentsete kirjelduste loomine, et kasutajad saaksid materjali leida; kasutatakse standardeid ja metaandmeid.
  • Säilitamine ja konserveerimine – füüsilise (paber, fotod, heliplaadid) ja digitaalse materjali pikaajaline hoidmine, sealhulgas tingimuste kontroll, restaureerimine ja digitaalkoopia loomine.
  • Kasutajateenindus ja teavitustöö – uuringuabi, arhiivieksponaatide näitamine, online-teenused ja juhendamine uurijatele, meediale ning avalikkusele.
  • Õiguslik ja eetiline vastutus – andmekaitse, autoriõigused, ligipääsupiirangud ja konfidentsiaalsuse küsimuste haldamine.

Tööprotsessid autentsuse ja kasutatavuse tagamiseks

Arhivaarid järgivad põhimõtteid nagu proveniens (päritolu) ja originaalne järjekord, mis aitavad säilitada dokumentide konteksti. Kirjeldamiseks kasutatakse rahvusvahelisi või riiklikke standardeid (nt ISAD(G) või EAD) ning luuakse otsinguvõimalused nii füüsilisele kui ka digitaalsele materjalile.

Digitaalarhiivide ülesanded

Digitaalajastu on toonud arhiivide tööellu uusi ülesandeid:

  • failiformaatide hindamine ja säilitamine (migreerimine, emuleerimine)
  • andmete terviklikkuse kontroll (nt kontrollsummad, fixity checks)
  • OAIS-mudeli ja digitaalse pikaajalise säilitamise strateegiate rakendamine
  • elektrooniliste dokumentide haldamine (e-päevikud, e-kirjad, andmebaasid) ning metadata ja otsingute täiustamine

Kasutajate ligipääs ja teenused

Arhivaarid tagavad, et kasutajad (teadlased, ajakirjanikud, kodanikud) leiaksid vajaliku teabe. See hõlmab reference-teenuseid, digitaalarhiivide otsinguliideseid, reproduktsiooniteenuseid ning nõustamist uurimis- ja autoriõiguse küsimustes. Samuti peavad nad otsustama ligipääsupiirangute ja säilitustähtajaliste avaldamispiirangute üle.

Eetika, õigus ja riskide juhtimine

Arhivaarid järgivad eetilisi juhiseid, mis reguleerivad isikuandmete kaitset, huviorganisatsioonide õiguste austamist ja ajaloolise materjali vastutustundlikku kasutamist. Neile kuulub ka riskide hindamine (loodusõnnetused, tehnoriskid) ning hädaolukorraks valmistumine ja taastamiskavad.

Koostöö ja spetsialiseerumine

Arhivaarid töötavad tihedalt koos konserveerijate, IT-spetsialistide, kuratooriumi, raamatukogu- ja muuseumitöötajatega. Paljud arhivaarirollid on spetsialiseerunud: mõned keskenduvad digitaalsusele, teised genealoogiale, fotograafiale, kogumisstrateegiale või rahvusarhiivide haldusele.

Haridus ja oskused

Arhivaari ametiks sobivad sageli õpingud arhiiviteaduses, informaatikas, ajaloos või raamatukogunduses. Olulised oskused on:

  • metoodiline mõtlemine ja dokumentide analüüs
  • kirjeldus- ja metaandmeoskused
  • suhtlemine ja kasutajatoe pakkumine
  • teadmised digitaalsest säilitamisest ja IT-põhimõtetest
  • eetiline ja õiguslik teadlikkus (andmekaitse, autoriõigus)

Töökohtade tüübid ja karjäärivõimalused

Arhivaare töötab riiklikes arhiivis (nt Rahvusarhiiv), muuseumides, ülikoolides, kirikutes, ettevõtetes, vabaühendustes ja kohalikes omavalitsustes. Karjäär võib kulgeda konservaatorist kuni arhiivipoliitikate kujundaja või digitaalarhiivi juhini.

Väljakutsed tulevikus

Tulevikus seisavad arhivaarid silmitsi kiirelt muutuva tehnoloogiaga, suurenevate andmemahtudega, muutuvate kasutusharjumustega ja rangemate õiguslike nõuetega. Oluline on pidev täiendõpe, paindlikkus ja koostöö teiste valdkondade spetsialistidega, et tagada ajaloolise ja kultuurilise pärandi säilimine järgmistele põlvedele.